ജോലിസ്ഥലത്തെ വിരസതയകറ്റി ഉഷാറാക്കാം; ഓർത്തിരിക്കാം 11 കാര്യങ്ങൾ

ആരോഗ്യകരമായ തൊഴിൽ സംസ്കാരം വളർത്തുന്നതിൽ ഓഫിസ് പ്രവർത്തനത്തിന് വലിയ പങ്കുണ്ട്. ഓഫിസ് മികച്ച രീതിയിൽ മുന്നോട്ടു കൊണ്ടുപോകുന്നത് മാനേജ്മെന്റിന്റെ മാത്രമല്ല, ജീവനക്കാരുടെയും കടമയാണ്. ജീവനക്കാരുടെ പെരുമാറ്റം, സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രകടനം, ജനങ്ങളുടെ പ്രതികരണം എന്നിവയെയും ഓഫിസ് പ്രവർത്തനം സ്വാധീനി ക്കുന്നുണ്ട്.  തൊഴിൽ സമയം ഫലപ്രദമായി ഉപയോഗിക്കാനും മികച്ച ഓഫിസ് സംവിധാനം അത്യാവശ്യമാണ്. മികച്ച രീതിയിൽ ജോലി ചെയ്യുന്നതോടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഉൽപാദന ക്ഷമത കൂടുകയും പ്രയോജനം ജീവനക്കാർ ക്കുൾപ്പെടെ ലഭിക്കുകയും ചെയ്യും. ഓഫിസ് മാനേജ് ചെയ്യാനുള്ള 11 മാർഗങ്ങൾ പരിചയപ്പെടാം. 

1.സ്ഥലം പാഴാക്കരുത് 
ജോലി ചെയ്യുന്ന ടീമിന്റെ കാര്യക്ഷമത കൂട്ടുന്നതിൽ ഓഫിസിന് നിർണായക പങ്കുണ്ട്. തൊഴിലിടത്തിലെ അന്തരീക്ഷത്തെ ഗുണപരമായി സ്വാധീനിക്കാനും ഓഫിസിനു കഴിയും. ഓരോ ജീവനക്കാരനും കൃത്യമായ സ്ഥലം, രേഖകൾ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കാനുള്ള സംവിധാനം, പൂർത്തിയായതും അപൂർണമായതും ഇനിയും തുടങ്ങാനുള്ളതുമായ പദ്ധതികളെക്കുറിച്ചുള്ള കൃത്യമായ വിവരങ്ങൾ എന്നിവ സൂക്ഷിക്കാൻ നിശ്ചിത  സ്ഥലം വേണം. 

ആവശ്യമില്ലാത്തതും ഉപയോഗം കഴിഞ്ഞതുമായ ഫയലുകൾ നല്ല ഓഫിസിനു യോജിച്ചതല്ല. കാലാഹരണപ്പെട്ട ഫയലുകൾ മാറ്റാൻ കൃത്യമായ ഡയറി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഇതേക്കുറിച്ച് ഓർമിപ്പിക്കാൻ സഹപ്രവർത്തകരെയും പ്രേരിപ്പിക്കണം. തിങ്കളാഴ്ചഓഫിസ് വൃത്തിയാക്കാൻ വേണ്ടി മാറ്റിവയ്ക്കാവുന്നതാണ്. ഇത് തലേ ആഴ്ചയിൽ ചെയ്തതും ഇനി ചെയ്യേണ്ടതുമായ പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഓർമപ്പെടുത്തൽ കൂടിയാണ്. ഓരോ ആഴ്ചയും മെയിലുകൾ, കത്തുകൾ, മേധാവിയുടെ നിർദേശങ്ങൾ എന്നിവ നോക്കിയെന്നും നടപടികളെടുത്തെന്നും കൂടി ഉറപ്പാക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇത്തരമൊരു ‘ശുചീകരണത്തിലൂടെ’ ഓഫിസ് വൃത്തിയാകുന്നതിനൊപ്പം ജോലികൾ സമയബന്ധിതമായി തീർത്തു എന്നുകൂടി ഉറപ്പാക്കാനാവും. 

2. അപ്ഡേറ്റഡ് വിവരങ്ങൾ മാത്രം
സുഗമമായ ഓഫിസ് പ്രവർത്തനത്തിന് ഏറ്റവും അത്യാവശ്യം വേണ്ടത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്ത വിവരങ്ങളാണ്. ഉപഭോക്താക്കളെക്കുറിച്ചും ഓർഡറുകളെക്കുറിച്ചും ഉൾപ്പെടെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഏറ്റവും പുതിയതാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. പഴയ വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ചെയ്യുന്ന ഒരു കാര്യവും ഫലം ഉണ്ടാക്കില്ലെന്നു മാത്രമല്ല, സഹപ്രവർത്തകരുടെ മുന്നിൽ പരിഹസിക്കപ്പെടാനും ഇടയാക്കും. 

3.ഷെഡ്യൂളിങ് 
പൂർത്തിയാക്കേണ്ട ജോലികൾ ഏതൊക്കെയെന്ന് ആഴ്ചയുടെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ കൃത്യമായ ധാരണയുണ്ടാക്കണം. ഏതു ജോലി ഏതു ദിവസം പൂർത്തിയാക്കണം, കൃത്യമായ സമയം എന്നിവയെക്കുറിച്ചും അറിഞ്ഞിരിക്കണം. സമയപരിധിക്കകം ഇവ ചെയ്തെന്നും ഉറപ്പാക്കണം. പങ്കെടുക്കേണ്ട യോഗങ്ങൾ, കൂടിക്കാഴ്ചകൾ, സന്ദർശനങ്ങൾ എന്നിവ വിവരം ലഭിക്കുമ്പോൾ തന്നെ കുറിച്ചുവയ്ക്കുകയും കൃത്യസമയത്തുതന്നെ പങ്കെടുത്തു എന്നും ഉറപ്പാക്കണം. ഒഴിവാക്കാനാവാത്ത മീറ്റിങ്ങുകളെക്കുറിച്ചും വ്യക്തമായി പ്ലാൻ ചെയ്യണം. ഒന്നിലധികം കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുള്ളപ്പോൾ മുൻഗണന തീരുമാനിക്കാനും മറക്കരുത്. പ്രാധാന്യം അനുസരിച്ചുവേണം ഓരോന്നും പൂർത്തിയാക്കാൻ. മാനേജ്മെന്റിന്റെ നീരസം ഒഴിവാക്കാനും ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് പരാതിയുണ്ടാകാതിരിക്കാനും ഇത് അത്യാവശ്യമാണ്. സമയ പരിധിയില്ലാതെ നടത്തേണ്ട കൂടിക്കാഴ്ചകളുണ്ടെങ്കിൽ അവ സമയം ലഭിക്കുന്നതനുസരിച്ച് പൂർത്തിയാക്കണം. 

4. ജോലികൾ വിഭജിക്കുക
ഓഫിസിൽ എല്ലാ ജോലികളും ഒരാൾ തന്നെയായിരിക്കില്ല ചെയ്യുന്നത്. സീനിയോറിറ്റിയും പദവിയും ഉയരുന്നതനു സരിച്ച് ജോലി വീതിച്ചു നൽകാനും സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ അവ പൂർത്തിയാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും വ്യക്തമായ പ്ലാൻ വേണം. വലിയൊരു പ്രോജക്ട് കുറഞ്ഞ സമയത്തിനുള്ളിൽ പൂർത്തീകരിക്കാനുണ്ടെങ്കിൽ സഹപ്രവർത്തകരുടെ സഹായവും സഹകരണവും അത്യാവശ്യമാണ്. കഴിവും പ്രാധാന്യവും  ബോധ്യപ്പെടുത്തി വേണം ജോലി ഏൽപിക്കാൻ. പോരായ്മകളുണ്ടെങ്കിൽ അവയും സൗമ്യമായി അറിയിക്കണം. 

5. കൂട്ടായ പ്രവർത്തനം
ഓഫിസിലെ ജോലി ഒറ്റപ്പെട്ട പ്രവർത്തനമല്ല, ടീം വർക്കാണ്. ഇതു മനസ്സിലാക്കി വേണം എപ്പോഴും പ്രവർത്തിക്കാൻ. ജോലി പൂർത്തിയാക്കിയാൽ ആരെയാണ് വിവരം അറിയിക്കേണ്ടത് എന്നതുൾപ്പെടെ ഏതു കാര്യത്തിനും കൃത്യമായ സിസ്റ്റം ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഒരാൾ മാറി മറ്റൊരാൾ വരുമ്പോഴും, ഒന്നിലധികം പേരുടെ അസാന്നിധ്യത്തിലും ഓഫിസ് സുഗമമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ സ്വയം പര്യാപ്തമായ സിസ്റ്റം അത്യാവശ്യമാണ്. 

6. വ്യതിയാനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക
ജോലിയിലെ ഏകാഗ്രതയ്ക്കു തടസ്സം വരുത്തുന്ന ഒന്നും ഓഫിസിൽ ഉണ്ടായിരിക്കരുത്. അത്യാവശ്യമെങ്കിൽ ചില വെബ്സൈറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനം വിലക്കുക വരെ ചെയ്യാം. ലഞ്ച് കഴിക്കാൻ ഉൾപ്പെടെ കൃത്യമായ മുറികൾ, കൂടിക്കാഴ്ചയ്ക്കുള്ള സ്ഥലങ്ങൾ എന്നിങ്ങനെ ഓരോന്നിനും പ്രത്യേകം സ്ഥലം ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഒരാളുടെ പ്രവൃത്തികൾ മറ്റൊരാളുടെയും ജോലിക്കു തടസ്സമുണ്ടാക്കരുത്. മൊബൈൽ ഫോണിലെ നോട്ടിഫിക്കേഷൻ ഒഴിവാക്കുക, ഫോണിലെ ഡിസ്പ്ലേയിൽ കടുത്ത നിറങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക, അത്യാവശ്യ കോൾ വിളിക്കേണ്ടപ്പോൾ ഹെഡ്ഫോൺ ഉപയോഗിക്കുക, ഇ മെയിൽ ഉൾപ്പെടെ നോക്കാൻ നിശ്ചിത സമയം തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളിൽ ജീവനക്കാരും ജാഗ്രത പാലിക്കണം. 

7. കടമകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും വ്യക്തമാക്കുക
ജീവനക്കാർക്ക് സ്വന്തം കടമകളെക്കുറിച്ചും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളെക്കുറിച്ചും വ്യക്തമായ ബോധം വേണം. ഇതിനുവേണ്ടി തുടക്കത്തിൽ വ്യക്തമായ നിർദേശങ്ങൾ നൽകണം. അവ പാലിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ കണ്ടെത്തി തിരുത്താനും സംവിധാനം വേണം. തുടക്കത്തിലെന്നപോലെ, പ്രകടനം വിലയിരുത്തുന്ന വാർഷിക യോഗങ്ങളിലും തെറ്റുകൾ തിരുത്തുന്നതി നൊപ്പം മികവ് ചൂണ്ടിക്കാട്ടി കൂടുതൽ നേട്ടങ്ങളുണ്ടാക്കാൻ പ്രചോദിപ്പിക്കണം. 

8.നിർദേശങ്ങൾ വ്യക്തമായിരിക്കണം 
സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ചും പൂർത്തീകരിക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന പദ്ധതികളെക്കുറിച്ചും എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും വ്യക്തമായ ധാരണയുണ്ടായില്ലെങ്കിൽ ഓഫിസ് പ്രവർത്തനത്തിനിടെ സംഘർഷങ്ങൾ ഉണ്ടാകാം. ആർക്കെങ്കിലും സംശയങ്ങളോ ആശങ്കകളോ ഉണ്ടെങ്കിൽ ചോദിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കണം. വ്യക്തമായ മറുപടികൾ നൽകി ആശങ്ക അകറ്റാൻ വ്യവസ്ഥാപിതമായ സംവിധാനം വേണം. 

9. ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർവചിക്കുക
ശമ്പളത്തിനു പുറമേ, പദ്ധതികൾ അഭിനന്ദനാർഹമായി സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കുന്നവർക്ക് പ്രത്യേക ആനുകൂല്യങ്ങൾ പ്രഖ്യാപിക്കാൻ മടിക്കരുത്. വിൽപനയിൽ 25 ശതമാനം വർധന എന്ന നേട്ടം ഒരു ടീം കരസ്ഥമാക്കിയാൽ ആഴ്ചാവസാനം ഒരു ദിവസത്തിനു പകരം മൂന്നു ദിവസം അവധി അനുവദിക്കുന്നതു പോലുള്ള പ്രഖ്യാപനങ്ങൾ ജീവനക്കാരുടെ സന്തോഷത്തിന്റെ ലെവൽ കൂട്ടുകയും ആത്മാർഥമായി ജോലി ചെയ്യാനുള്ള അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യും. 

10.  ടീം വർക്ക് 
ഒരു ടീമിലെ എല്ലാവർക്കും ദിവസത്തിൽ ഒരു പ്രാവശ്യമെങ്കിലും ഒരുമിച്ചുകൂടാനും കൂട്ടായി അഭിപ്രായങ്ങൾ പറയാനും അവസരം നൽകണം. ഇത്തരം യോഗങ്ങളിൽ എല്ലാവരും അവരവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾ പറയുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കണം. ജീവനക്കാർ ഒരുമിച്ചുള്ള വാർഷിക വിനോദ യാത്രകൾക്കു പുറമേയാണിത്. ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് പരസ്പരം സംസാരിക്കാനും സ്വതന്ത്രമായി ഇടപഴകാനും അവസരം ലഭിക്കുന്നത് ഓഫിസ് അന്തരീക്ഷം മെച്ചപ്പെടുത്തും. 

11. തുടർ പരിശീലനങ്ങൾ
പുതുതായി ജോലിക്കെത്തുന്ന ജീവനക്കാർക്ക് നൽകുന്ന പരിശീലനം ഒരിക്കൽ മാത്രമാക്കി ചുരുക്കരുത്. തുടർ പരിശീലനങ്ങൾ ജീവനക്കാരെ ഏകാഗ്രതയുള്ളവരാക്കാനും ലക്ഷ്യത്തിലേക്കുള്ള മാർഗത്തിൽ നിന്ന് വ്യതിചലിക്കുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും അത്യാവശ്യമാണ്. കുറവുകളും പോരായ്മകളും കണ്ടെത്തി കരുത്ത് കൂട്ടേണ്ട മേഖലകൾ കേന്ദ്രീകരിച്ചായിരിക്കണം പരിശീലനങ്ങൾ.