ഓഫിസിൽ സ്റ്റാറാകണോ?; മികച്ച ആശയവിനിമയശേഷി ആർജ്ജിക്കാം 10 മാർഗങ്ങളിലൂടെ

ഏതു ജോലിയിലും ആശയ വിനിമയ ശേഷി പ്രധാനമായതിനാൽ നന്നായി എഴുതുകയും സംസാരിക്കുകയും ചെയുന്നവരാണ് നേതൃനിരയിൽ എത്തുന്നത്. ഔദ്യോഗിക ജീവിതത്തിൽ സംസാരത്തിനേക്കാൾ പ്രാധാന്യമുണ്ട് എഴുതുന്ന വാക്കുകൾക്ക്. ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ ആശയ വിനിമയം നടത്താൻ മികച്ച ഭാഷയും ശൈലിയും പദസമ്പത്തും അത്യാവശ്യമാണ്. വ്യാകരണം, അടയാളങ്ങൾ, ചിഹ്നങ്ങൾ, തെറ്റില്ലാത്ത വാക്കുകൾ എന്നിവ സ്വന്തമായുള്ളവർക്കു മാത്രമേ മികച്ച രീതിയിൽ ആശയങ്ങൾ ആവിഷ്കരിക്കുന്നതിനൊപ്പം സ്വയം പ്രതിഫലിപ്പിക്കാനും കഴിയൂ. ഏതൊരു തീരുമാനവും ജീവനക്കാരിലേക്ക് എത്തുന്നത് മേലുദ്യോഗസ്ഥർ അയയ്ക്കുന്ന കത്തുകൾ, ഇമെയിലുകൾ എന്നിവയിലൂടെയാണ്. നിർദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതും, കാലാനുസൃത മാറ്റങ്ങളെക്കുറിച്ച് യഥാസമയം വിവരം നൽകുന്നതും ഇങ്ങനെ തന്നെ. മികച്ച രീതിയിൽ എഴുതുന്ന വ്യക്തി മറ്റു ഗുണങ്ങൾ കൂടിയുണ്ടെങ്കിൽ തീർച്ചയായും നായക പദവിയിൽ എത്തും. സോഷ്യൽ മീഡിയ പോസ്റ്റ്, ടെക്സ്റ്റ് മെസേജ്, വെബ്സൈറ്റ് കോപ്പി, മാധ്യമങ്ങൾക്കു നൽകുന്ന വിവരങ്ങൾ, ബിസിനസ് പ്രപ്പോസൽ, വർക് റിപ്പോർട്ട്, ഇന്റേണൽ മെമ്മോ, ഒഫിഷ്യൽ ഡോക്യുമെന്റ്, സിവി, കവർ ലെറ്റർ, ജോബ് ഡിസ്ക്രിപ്ഷൻ എന്നിങ്ങനെ ആധുനിക കാലത്തും ഒട്ടേറെ മേഖലകളിൽ ഭാഷയും ശൈലിയും പ്രധാനമാണ്. 

Read Also : ജോലി മടുത്തോ? രാജിവയ്ക്കല്ലേ, മനസ്സിനെ ഉഷാറാക്കാം 7 കാര്യങ്ങളിലൂടെ

1. എഴുതുന്നതിന് മുമ്പ് ആലോചിക്കുക
ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ തയാറാക്കുന്നതി മുമ്പ് വ്യക്തമായി ആലോചിച്ച് മനസ്സിൽ ആശയ വ്യക്തത ഉണ്ടാക്കണം. ശരിയായ പ്ലാനിങ്ങിനു ശേഷം എഴുതിത്തുടങ്ങിയാൽ വേഗം പൂർത്തിയാക്കാനാവും. എഡിറ്റിങ്ങിനു വേണ്ടി അധിക സമയം ചെലവഴിക്കുന്നതും ഒഴിവാക്കാം. പുതിയൊരു പ്രോജക്ടിനെക്കുറിച്ച് ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് അയയ്ക്കുന്ന കത്തിൽ ആരൊക്കെ, ഏതൊക്കെ ജോലികൾ ചെയ്യണമെന്ന വ്യക്തമായ നിർദേശം ഉണ്ടായിരിക്കണം. ശരിയായ പ്ലാനിങ്ങുണ്ടെങ്കിൽ ഏറ്റവും കുറച്ചു വാക്കുകളിൽ ഏതു കാര്യവും വ്യക്തമായി പറയാൻ കഴിയും. 

2. ഗവേഷണം അത്യാവശ്യം 
രേഖകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് എഴുതുന്നതെങ്കിൽ അവ പൂർണമായി ശേഖരിച്ചതിനു ശേഷം മാത്രം എഴുതിത്തുടങ്ങുക. എഴുതുന്ന വിഷയത്തിൽ മികച്ച അറിവുണ്ടായിരിക്കണം. ഇല്ലെങ്കിൽ അറിവ് നേടിയതിനു ശേഷം മാത്രം എഴുതുക. സംശയത്തിന് ഇട കൊടുക്കുന്ന രീതിയിൽ എഴുതരുത്. ആദ്യ വായനയിൽ തന്നെ കാര്യം വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കാ‍ൻ കഴിയണം. 

3. രൂപരേഖ ഉണ്ടാക്കുക
മനസ്സിലോ പേപ്പറിലോ രൂപരേഖ തയാറാക്കാം. കൂടുതൽ വസ്തുതകൾ അറിയിക്കാനാഗ്രഹിക്കുന്ന കത്താണു തയാറാക്കുന്നതെങ്കിൽ പോയിന്റുകൾ ഒന്നൊന്നായി പേപ്പറിൽ എഴുതി സൂക്ഷിച്ച ശേഷം മാത്രം എഴുതുക. പൂർത്തിയായ ശേഷവും എല്ലാ പോയിന്റുകളും ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. 

4. സന്ദേശം ആർക്കെന്ന് മനസ്സിലാക്കുക
സന്ദേശമാണെങ്കിലും കത്താണെങ്കിലും ആർക്കാണ് എഴുതുന്നതെന്നു മനസ്സിലാക്കി വേണം തയാറാക്കാൻ. ബിസിനസ് പങ്കാളികൾക്ക് എഴുതുന്ന കത്തിലെ ഭാഷയല്ല ജീവനക്കാർക്കു നിർദേശം നൽകുമ്പോൾ വേണ്ടത്. പുതിയ ഉൽപന്നത്തെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്ന കത്തിൽ സവിശേഷതകൾ ഒന്നൊന്നായി, വ്യക്തമായി എഴുതിയിരിക്കണം. വായിക്കുന്ന വ്യക്തിയെ മുന്നിൽ കണ്ട് കത്ത്, രേഖ എന്നിങ്ങനെ ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ  തയാറാക്കിയാൽ ഒരു വാക്ക് പോലും പാഴാകുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാം. 

Read Also : തെറ്റില്ലാത്ത സിവി തയാറാക്കാം; ശ്രദ്ധിക്കാം 6 കാര്യങ്ങൾ

5. ലളിതമായി എഴുതുക 
ഓരോ വസ്തുതയോടും അനുബന്ധിച്ച് ഒട്ടേറെ നിസ്സാര കാര്യങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കും. അവയെല്ലാം ഒരു കത്തിൽ തന്നെ ഉൾക്കൊള്ളിക്കുന്നത് വായിക്കുന്നയാളെ പീഡിപ്പിക്കും. നീളം കുറഞ്ഞ വാചകങ്ങളിൽ, ഏറ്റവും ലളിതമായ വാക്കുകൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. ഒറ്റ വായനയിൽ കാര്യം മനസ്സിലാകുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. ലാളിത്യം അപൂർവമായ ഗുണമാണ്. അത് ആർജിക്കുന്ന വ്യക്തി ഏത് സ്ഥാപനത്തിലും ബഹുമാനിക്കപ്പെടും. 

6. അനാവശ്യ വാക്കുകൾ ഒഴിവാക്കുക
എഴുതുന്നതുപോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ് അതിനു ശേഷമുള്ള എഡിറ്റിങ്ങും. എഴുതുന്നതിനിടെ കയറിക്കൂടിയ അനാവശ്യ വാക്കുകളും അലങ്കാരങ്ങളും ഒഴിവാക്കാനുള്ള അവസരമാണിത്. എഡിറ്റിങ്ങിനു ശേഷം ആദ്യമെഴുതിയത് പകുതിയായി മാറിയാലും അദ്ഭുതപ്പെടാനില്ല. ആവശ്യമുള്ള വാക്കുകളും വാചകങ്ങളും മാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തി ആശയ വിനിമയം നടത്തുന്ന കലയിൽ വിജയിക്കാൻ സൂക്ഷ്മമായ എഡിറ്റിങ് അത്യാവശ്യമാണ്. 

7. ഉചിതമായ വാക്കുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
ബ്യൂട്ടിഫുൾ എന്ന വാക്കിനേക്കാളും അർഥം വ്യക്തമാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതാണ് ചാമിങ് , ജോർജിയസ് തുടങ്ങിയ വാക്കുകൾ. ഇതുപോലെ ഏത് അവസരത്തിലും ഒരു വാക്കിന് ഒട്ടേറെ പര്യായ പദങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കും. അവ കണ്ടെത്തി ഉപയോഗിച്ചാൽ, വായിക്കുന്നവർക്ക് വേഗം അർഥം മനസ്സിലാകുമെന്നു മാത്രമല്ല, എഴുത്ത് ശൈലി ഇഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്യും. 

Read Also : സഹപ്രവർത്തകരെ വിശ്വസിക്കാമോ?; ജോലിയിൽ ഉയർച്ച നേടാൻ 5 വഴികൾ

8. ബുദ്ധിമുട്ടില്ലാത്ത പദങ്ങൾ
ലളിതമായി, നേരേ ചൊവ്വേ എഴുതുക എന്നതാണ് ബിസിനസ് രംഗത്തെ എഴുത്തിന്റെ പ്രത്യേകത. ബോധപൂർവം കട്ടി കൂടിയ വാക്കുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരെയും ആകർഷിക്കാൻ കഴിയില്ല. ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള വാക്കുകൾ അറിവിന്റെ അടയാളമാണെന്നത് കാലാഹരണപ്പെട്ട വിശ്വാസമാണ്. 

9. ചുരുക്ക രൂപങ്ങൾ ഉപേക്ഷിക്കുക
ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ പലപ്പോഴും ആശയക്കുഴപ്പത്തിനു കാരണമാകും. വ്യത്യസ്ത ആളുകൾ വ്യത്യസ്ത രീതിയിൽ വായിച്ചെടുക്കുന്നതിനും കാരണമാകും. നേരേ പറയാവുന്ന കാര്യങ്ങൾ നേരേ തന്നെ പറയുക. അനൗപചാരിക കത്തുകളിൽ ചുരുക്കെഴുത്ത് ആകാമെങ്കിലും ഔദ്യോഗിക കത്തുകളിൽ കഴിയുന്നത്ര ഒഴിവാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. 

10. ഉറക്കെ വായിച്ച് തെറ്റ് തിരുത്തുക 
ഴുതിയതിന്റെ മേൻമയെക്കുറിച്ച് സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ ഉറക്കെ വായിക്കുന്നത് നല്ല ശീലമാണ്. ഒഴുക്ക് അല്ലെങ്കിൽ തട്ടും തടവും ഉറക്കെയുള്ള വായനയിൽ മനസ്സിലാകും. ആവശ്യമില്ലാത്തവ കണ്ടെത്തി ഒഴിവാക്കുന്നതോടെ വേഗം വായിച്ചു മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയുന്ന രേഖ തയാർ. 

ഓഫിസ് റൂമറിനെ ഭയമാണോ – വിഡിയോ 

Content Summary : From Ordinary to Extraordinary: Elevate Your Writing Skills to Become a Workplace Hero